Chi ha detto che lo Smart Working è complicato? La gestione dei lavoratori a distanza

​In risposta alle incertezze presentate dal Coronavirus Covid-19, molte aziende e università hanno chiesto ai propri dipendenti di lavorare in remoto. L’espressione Smart working è sempre più ricorrente sui media.

Va detto che Smart Working qui in Italia è usato genericamente per identificare la possibilità di lavorare da casa, grazie all’utilizzo di strumenti informatici. Si tratta però di uno anglicismo, infatti in inglese questo modo di svolgere il lavoro non si chiama smart working, ma in diversi altri modi: Remote Working (remote work) oppure Working From Home (home working), o anche Telecommuting. In ambito SEO e ottimizzazione per i motori di ricerca questo modo di lavorare è sviluppato da diversi anni.

Mentre quasi un quarto della forza lavoro degli Stati Uniti lavora già da casa almeno una parte del tempo, qui in Italia questo modo di lavorare era ancora poco diffuso, almeno prima della diffusione del COVID-19.

Sebbene sia sempre preferibile stabilire in anticipo delle chiare politiche, e fare formazione sul lavoro a distanza, in tempi di crisi come questi o in altre circostanze dove è necessario un rapido cambiamento, avere per tempo questo livello di preparazione potrebbe non essere fattibile. Fortunatamente, ci sono passaggi specifici e basati sulla ricerca che i manager possono fare senza grandi sforzi per migliorare il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti remoti, anche quando c’è poco tempo per prepararsi.

1. Sfide e problematiche comuni nello Smart Working

Per iniziare, i manager devono individuare fin da subito quali siano i fattori che possono rendere il lavoro remoto particolarmente impegnativo. Questo perchè è necessario che i dipendenti che hanno normalmente prestazioni elevate non subiscano un calo delle prestazioni e dell’impegno nel lavoro quando iniziano a lavorare in remoto, soprattutto in assenza di preparazione e formazione.

Le sfide inerenti al Smart Working includono:

Mancanza di supervisione faccia a faccia: spesso sia i manager che i loro dipendenti lamentano una mancanza di interazione faccia a faccia. Al tempo stesso i manager temono che i dipendenti non lavoreranno con tanto impegno o in modo efficiente (sebbene siano molte le ricerche che indicano il contrario, almeno per alcuni tipi di lavoro). Molti dipendenti lamentano una difficoltà nella comunicazione e nei rapporti con i propri manager e datori di lavoro.

Mancanza di accesso alle informazioni: un nuovo lavoratore remoto è spesso sorpreso dal tempo e dagli sforzi aggiuntivi necessari per ricevere informazioni dai colleghi. Anche ottenere risposte a quelle che sembrano semplici domande può sembrare un grosso ostacolo per un lavoratore da casa.

Ci sono poi da tenere in considerazione i rapporti interpersonali che possono emergere tra collaboratori remoti. Ci sono studi che evidenziano come la mancanza di “conoscenza reciproca” tra i lavoratori remoti, si traduce in una minore volontà di offrire l’un l’altro il beneficio del dubbio in situazioni di difficili e di stress. Ad esempio, se sai che un tuo collega sta attraversando una giornata difficile, ti sembrerà naturale ricevere una brusca e-mail da lui, come un frutto naturale del suo stress. Tuttavia, se ricevi questa e-mail da un collega remoto, senza conoscere le sue circostanze attuali di stress, è più probabile che questa brusca e-mail ti offenda, e ti induca a pensar male della professionalità del tuo collega.

Isolamento sociale: la solitudine è una delle lamentele più comuni sul lavoro da casa,  i dipendenti non hanno quella interazione sociale informale tipica di un ufficio. Si ritiene che i lavoratori in Smart Working possano soffrire maggiormente di isolamento nel breve periodo. Nel lungo periodo, l’isolamento può indurre un dipendente a sentirsi meno “appartenente” alla propria azienda o organizzazione.

Distrazioni a casa: vi sarà capitato di vedere foto che rappresentano lo Smart Working e il lavoro da casa, che ritraggono un genitore che tiene in braccio un bambino mentre digita su un computer portatile, oppure seduto su un divano o sul pavimento del soggiorno. Questa è certamente la peggiore rappresentazione possibile dello Smartworking. In genere, è bene garantire ai lavoratori remoti che dispongano sia di un’area di lavoro dedicata, sia di un’adeguata assistenza all’infanzia prima di consentire loro di lavorare in remoto. Tuttavia, nel caso di un’improvviso passaggio al lavoro virtuale, come sta avvenendo in questi giorni in Italia, vi è una probabilità molto maggiore che i dipendenti utilizzino spazi di lavoro non ottimali. E , come nel caso della chiusure delle scuole, debbano affrontare anche la responsabilità di fare i genitori a tempo pieno,e occuparsi in toto dei figli. Anche in circostanze normali le esigenze familiari e domestiche possono influire sul lavoro in Smart Working; occorre mettere in preventivo che queste distrazioni siano maggiori durante questa fase di transizione verso il lavoro da casa.

2. Come i manager e i datori di lavoro possono supportare i dipendenti remoti

Per quanto il lavoro remoto possa essere pieno di sfide, ci sono anche cose relativamente rapide ed economiche che i manager possono fare per facilitare la transizione.

Le azioni che un manager può intraprendere sono:

Stabilisci check giornalieri: molti manager di successo abituati al lavoro remoto stabiliscono una chiamata giornaliera con i propri dipendenti remoti. Ciò potrebbe assumere la forma di una serie di chiamate one-to-one, se i tuoi dipendenti lavorano in modo più indipendente tra loro, o di una chiamata di gruppo, se il loro lavoro è altamente collaborativo. E’ mia opinione, che sia fondamentale che le chiamate siano regolari e prevedibili. I dipendenti devono sapere che possono consultarsi con te, e che le loro preoccupazioni e le loro domande saranno ascoltate.

Fornisci diversi opzioni di comunicazione: la sola email non è sufficiente. I lavoratori in Smart Working traggono vantaggio dall’avere una tecnologia “più ricca”, come la videoconferenza (Skype, Microsoft Teams, Slack, ma anche Whatsapp o Telegram), che offre ai partecipanti molti degli spunti visivi che avrebbero se fossero faccia a faccia. La videoconferenza presenta molti vantaggi, in particolare per i gruppi più piccoli: le informazioni visive consentono una maggiore “conoscenza reciproca” dei colleghi, e al contempo aiutano anche a ridurre il senso di isolamento tra i membri del team. Il video è anche particolarmente utile per conversazioni complesse o sensibili, in quanto fornisce una sensazione più personale della semplice comunicazione scritta o audio.

Se la tua azienda non dispone già di strumenti tecnologici per lo Smartworking, ci sono modi economici per ottenere versioni semplici di questi strumenti per il tuo team, come soluzione a breve termine. Consultare il reparto IT della propria organizzazione per assicurarsi che esista un livello adeguato di sicurezza dei dati prima di utilizzare uno di questi strumenti.

Stabilisci “regole di ingaggio”: il lavoro a distanza diventa più efficiente e soddisfacente quando i manager e i datori di lavoro fissano i tempi ideali di comunicazione per i loro team. Ad esempio, puoi dire loro “Utilizziamo la videoconferenza per riunioni e check giornalieri, ma utilizziamo Whatsapp quando qualcosa è urgente.” Inoltre, ti suggerisco, di far sapere ai tuoi dipendenti il ​​modo e l’orario migliori per raggiungerti durante la giornata lavorativa (ad esempio, di loro “Tendo ad essere più disponibile a fine giornata per conversazioni telefoniche o video, ma se c’è un’emergenza all’inizio del il giorno, mandami un messaggio. ”) Infine, tieni d’occhio la comunicazione tra i membri del team (nella misura appropriata e nel rispetto delle normative sulla privacy), per assicurarti che condividano le informazioni secondo necessità.

Ti suggerisco di stabilire queste “regole di ingaggio” con i tuoi dipendenti e collaboratori il ​​più presto possibile, idealmente durante la prima riunione online.

Offri opportunità di interazione sociale: uno dei passi più importanti che un manager può intraprendere è strutturare i modi in cui i dipendenti possono interagire socialmente (ovvero, avere conversazioni informali su argomenti non lavorativi) mentre lavorano in remoto. Ciò vale per tutti i lavoratori remoti, ma in particolare in un contesto coem questo, in cui i lavoratori che sono stati bruscamente trasferiti fuori dall’ufficio.

Il modo più semplice per stabilire alcune interazioni sociali di base è di lasciare un po’ di tempo all’inizio delle chiamate di gruppo solo per conversazioni non lavorative (ad esempio, di loro “Passeremo i primi minuti a metterci in contatto l’uno con l’altro. Com’è stato il tuo fine settimana?”). Altre opzioni includono pizza party virtuali (in cui la pizza viene consegnata a tutti i membri del team al momento di una videoconferenza). Mentre questi tipi di eventi possono sembrare artificiali o forzati, i manager esperti di lavoratori remoti (e gli stessi lavoratori) riferiscono che gli eventi virtuali aiutano a rendere piacevole e leggere le videoconferenze (conference call) e ridurre il senso di isolamento, promuovendo un senso di appartenenza.

Offri incoraggiamento e supporto emotivo: soprattutto nel contesto attuale di rapido passaggio al lavoro remoto, è importante che i manager riconoscano lo stress, ascoltino le ansie e le preoccupazioni dei dipendenti e si immedesimino nelle loro lotte. Se un dipendente remoto sta chiaramente lottando ma non comunica lo stress o l’ansia, chiedi tu a loro come stanno. Anche una domanda generale del genere: “Come sta andando questa situazione di lavoro a distanza per te?” potrà farti ottenere informazioni importanti che altrimenti non potresti avere. Dopo aver posto la domanda, assicurati di ascoltare attentamente la risposta e di riaffermarla brevemente al dipendente, per assicurarti di aver compreso correttamente. Lascia che lo stress o le preoccupazioni del tuo dipendente siano al centro di questa conversazione.

La ricerca sull’intelligenza emotiva e il contagio emotivo ci dice che i dipendenti guardano ai loro manager per suggerimenti su come reagire a cambiamenti improvvisi o situazioni di crisi. Se un manager comunica stress e impotenza, ciò avrà è ciò che Daniel Goleman (il padre delle Intelligenza Emotiva: «Per ottenere il massimo da un team non basta avere skill tecnici eccellenti e un altissimo IQ. Ma neanche essere “solo” simpatici o gentili») definisce un effetto “a cascata” sui dipendenti. I leader efficaci adottano un duplice approccio, riconoscendo sia lo stress che l’ansia che i dipendenti possono provare in circostanze difficili, ma fornendo anche l’affermazione della loro fiducia nei loro team, usando frasi come “abbiamo questo” o “questo è difficile, ma so che possiamo gestirlo “o” cerchiamo modi per usare i nostri punti di forza in questo periodo”.

Con il tuo supporto è più probabile che dipendenti e collaboratori accettino la sfida dello Smart Working con maggiore entusiasmo e siano più motivati a raggiungere gli obbiettivi e gli scopi prefissati.